ASIAKASREKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Työnohjaaja ja lyhytterapeutti Hanna Jakobsson

Sähköposti: hanna.jakobsson@lumossa.net

p. 040 841 9297

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on palvella asiakkaan lyhytterapeuttisten/työnohjauksellisten keskusteluiden suunnittelua ja toteutusta. Keskusteluja ei nauhoiteta tai kirjata ajanvarausjärjestelmään tai laskutusjärjestelmään. Ajan varaamalla ja palvelua käyttämällä asiakas suostuu henkilötietojen käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti asiakkuuden ajaksi.

Henkilötietoja säilytetään Arkhimedes -laskutuspalvelussa, joka on salasanasuojattu. Palveluntarjoaja on sitoutunut EU:n 1.1.2019 tietosuoja-asetuksen noudattamiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaan nimi, puhelinnumero/työpuhelinnumero, sähköpostiosoite/työsähköposti, kotiosoite ja -paikkakunta/työnohjauksen tilaavan tahon osoite ja paikkakunta sekä asiakkaan vapaasti toimittamia muita terapian/työnohjauksen toteuttamiseksi oleellisia lisätietoja.

Tietoja säilytetään asiakkuuden päättymiseen saakka. Asiakkuuden päättymisen jälkeen tiedot hävitetään asianmukaisesti.

5. Manuaalinen aineisto

Manuaaliset aineistot säilytetään lukon takana olevassa tilassa lukollisessa kaapissa, johon vain terapeutilla on pääsy. Terapiassa kerätyt tiedot tuhotaan asianmukaisesti terapian päättyessä. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei tallenneta tai referoida yksityiskohtaisesti, eikä käyntitietoja tallenneta sähköisiin järjestelmiin.

Työnohjauksen manuaaliset aineistot säilytetään lukon takana olevassa tilassa lukollisessa kaapissa, johon vain työnohjaajalla on pääsy. Työnohjauksessa kerätyt tiedot hävitetään asianmukaisesti työnohjauksen päättyessä. Työnohjauksessa käytyjä keskusteluja ei tallenneta tai referoida yksityiskohtaisesti, eikä käyntitietoja tallenneta sähköisiin järjestelmiin.

6. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Arkhimedes -laskutuspalvelu

(Nimi, laskutusosoite, sähköposti, puhelinnumero).

7. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Pääsääntöisesti tietolähteenä toimii palvelua käyttävä asiakas itse. Asiakas voi itse luovuttaa omia tietojaan.

Terapeutti/työnohjaaja sitoutuu pitämään asiakkaalta kuulemansa asiat luottamuksellisina. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös asiakkuuden loputtua. Asiakkaan tilannetta ja terapia-/työnohjausprosessin etenemistä voidaan asiakkaan luvalla käsitellä terapeutin/työnohjaajan omassa työnohjauksessa niin, ettei asiakas ole tunnistettavissa.

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Palvelun asiakkaita koskevat henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta missään tapauksissa kolmansille osapuolille.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Palvelun käytön yhteydessä asiakasrekisteriin rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tiedot toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain mukaan rekisterinpitäjän velvollisuus on oma-aloitteisesti sekä myös rekisteröidyn pyynnöstä korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista asiakas- ja ajanvarausrekistereistä välittömästi asiakkuuden päätyttyä. Ajanvarausta ei voida tehdä laskutuksellisista syistä ilman asiakkaan rekisterinpitäjän käyttöön luovuttamia henkilötietoja.